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En este artículo, Juan Carlos Valda despliega una serie de servicios, propios de su incumbencia, que resultan imprescindibles para lograr la armonía familiar y el éxito empresarial.
A continuación vamos a exponer lo fundamental respecto del Tablero de Comando, el Organigrama, el Sistema de Control y los Sistemas de Reportes de Gestión para la Toma de decisiones, en el entendimiento de que todos estos dispositivos técnicos tienen una función primordial: permitir que el empresario pueda tomar distancia del día a día de la empresa.
Al mismo tiempo, como si fueran una partitura, todas estas herramientas facilitan la lectura de la “música”, lo que implica permitir la llegada de las nuevas generaciones a la empresa.
1 – El Tablero de Comando
El gran Peter Drucker decía que “sólo tendrán éxito en los próximos años las organizaciones capaces de diagnosticar su salud global”.
En las PYMES, generalmente, el nivel de conducción es personalista y no hay una cultura de aplicar herramientas de gerenciamiento o sistemas formales de control, en la mayoría de los casos, por la escasa formación profesional de los mandos directivos. Todo esto constituye un conjunto de señales de falta de profesionalización.
La falta de profesionalización de las empresas lleva a los fracasos mucho más que las problemáticas macroeconómicas de nuestro país.
Ocurre que la administración y dirección de empresas resultan muy complejas, sobre todo por: el fuerte impacto de las emociones por sobre la racionalidad a la hora de tomar decisiones, y por la falta de medición objetiva del desempeño de la empresa.
El éxito de una empresa comienza con la planificación, que debe ser ejecutable y medible.
Las funciones del tablero de comando consisten en:
- Mostrar cómo nos fue en esa planificación,
- Evaluar los desvíos
- Hacer correcciones.
- Medir la gestión de la empresa
El tablero de comando constituye una herramienta base para desarrollar una estrategia exitosa, porque evita la toma de decisiones por instinto o a través de las emociones, y otorga claridad para saber dónde estamos y hacia dónde vamos. A su vez, permite hacer correcciones en un ambiente flexible y globalizado, y permite medir objetivamente el desempeño de la empresa.
Desde el punto de vista de las empresas familiares, uno de los grandes aportes del tablero de comando consiste en evitar o reducir los conflictos a la hora de tomar decisiones, al brindar un marco de consenso y previsibilidad PREVIA acerca de lo que se considera “bueno” o “malo”.
Podríamos decir, en definitiva, que el control de gestión, a través del tablero de comando, es a la marcha de la empresa lo que el protocolo es a la familia empresaria. Desde ya, confeccionarlo y aplicarlo implica mucho trabajo de consenso e intercambio de ideas pero establece reglas claras para medir resultados de manera básicamente objetiva.
2 – El Organigrama
Tener un organigrama es un aspecto fundamental para cualquier empresa ya que posibilita identificar las cadenas de mando, cómo se agrupan las personas, bajo qué área o departamento y las funciones y vinculaciones jerárquicas de la plantilla.
No se debe restar importancia estratégica al organigrama, ya que sienta las bases de la organización y ofrece información esencial relacionada con el negocio y sus personas.
La clave está en seleccionar el más adecuado para cada organización luego de hacer un análisis profundo de sus características.
Al contrario de lo que sucede en compañías no familiares, donde el organigrama es impuesto a los trabajadores desde la dirección general, en las empresas familiares consensuar el organigrama es una tarea delicada y que trae muchas veces conflictos entre los miembros de la familia.
Por esto es muy importante recurrir a expertos en el área que actúen objetivamente en pos de lo que es mejor para la empresa.
Por otro lado, un organigrama transparente y objetivo, ayuda a que los conflictos de poder en la empresa no se trasladen al ámbito familiar.
Para sintetizar, a continuación los beneficios del organigrama:
- Brinda claridad a la gerencia y a cada empleado, al fijar las incumbencias funcionales de cada uno.
- Traza una línea de mando.
- Mejora la comunicación en la empresa.
- Define tareas y obligaciones.
- Brinda una visión global de la empresa.
3 – El Sistema de Control
El sistema de control interno informático tiene como objetivo controlar que todas las actividades se realizan cumpliendo los procedimientos y normas fijados.
Controla diariamente que todas las actividades de sistemas de información sean llevadas a cabo, cumpliendo los procedimientos, estándares y normas fijadas por la dirección de la organización y/o por la dirección de informática, así como los requerimientos legales.
Este sistema ayuda a delegar y no sumergirse en tareas diarias de control, brindando eficiencia y automatización. Esto, nos da una ventaja de doble partida: Por un lado podemos centrarnos en otras tareas dentro de la empresa; y por otro, nos otorga info esencial.
4- Sistemas de Reportes de Gestión para la Toma de Decisiones
Tener un sistema que nos pueda brindar la información que necesitamos para tomar decisiones, es fundamental en cualquier empresa.
Este permite elaborar informes acerca de las actividades de coordinación, gestión, administración y dirección que se han efectuado durante un período de tiempo. De esta manera, brinda certeza y transparencia necesaria para quienes deben tomar las decisiones y también, para los propietarios de la empresa.
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